Kündigung rechtssicher zustellen: Einwurfeinschreiben und bessere Alternativen

Rechtssichere Zustellung einer Arbeitgeberkündigung: Einwurfeinschreiben und Alternativen für kleine und mittelständische Unternehmen

Für Arbeitgeber ist die rechtswirksame Zustellung einer Kündigung essenziell, um rechtliche Unsicherheiten zu vermeiden. Denn die Zustellung markiert den Start der Kündigungsfrist, und Verzögerungen oder formelle Fehler können zu kostenintensiven Rechtsstreitigkeiten führen. Einwurfeinschreiben wird oft als Option genutzt, um die Zustellung zu dokumentieren. Doch wie zuverlässig ist dieses Verfahren tatsächlich und welche Alternativen sollten Arbeitgeber in Betracht ziehen?

Das Einwurfeinschreiben gehört zu den gängigen Methoden, ein Kündigungsschreiben zuzustellen. Beim Einwurfeinschreiben dokumentiert der Postzusteller den Einwurf in den Hausbriefkasten des Empfängers und versieht die Zustellung mit Datum, Uhrzeit und seiner Unterschrift. Der Zugang der Kündigung tritt rechtlich bereits dann ein, wenn das Schreiben in den "Machtbereich" des Empfängers gelangt. Dies bedeutet, dass der Empfänger die Kündigung unter gewöhnlichen Umständen zur Kenntnis nehmen könnte, etwa beim nächsten Leeren des Briefkastens.

Dabei ist es unerheblich, ob der Arbeitnehmer das Schreiben tatsächlich sofort wahrnimmt. Sollte der Empfänger durch Abwesenheit wie Urlaub oder Krankheit verhindert sein, ist er selbst dafür verantwortlich, dass Post durch einen Bevollmächtigten entgegengenommen wird. Andernfalls gilt die Zustellung dennoch als rechtskräftig erfolgt.

Eine aktuelle Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) hat die Bedingungen des Zugangs bei Einwurfeinschreiben weiter konkretisiert (BAG, Urteil vom 20. Juni 2024 – 2 AZR 213/23). Im entschiedenen Fall wurde ein Kündigungsschreiben am 30. September 2021 in den Hausbriefkasten der Arbeitnehmerin eingeworfen, was der Postzusteller dokumentierte. Die Arbeitnehmerin argumentierte jedoch, dass eine Leerung des Briefkastens nach den üblichen Zustellzeiten in ihrer Region nicht mehr zu erwarten gewesen sei. Daher sei ihr das Schreiben erst am Folgetag zugegangen.

Das BAG stellte fest, dass der Zugang per Einwurfeinschreiben dem "Anscheinsbeweis" unterliegt. Dies bedeutet, dass davon auszugehen ist, dass der Einwurf innerhalb der üblichen Zustellzeiten erfolgte. Selbst wenn die Zeiten regional variieren, ergibt sich die übliche Zustellzeit aus der Arbeitszeit des Postbediensteten. Solange kein außergewöhnlicher Umstand belegt wird, dass der Einwurf später erfolgte, ist die Zustellung als am Tag des Einwurfs erfolgt zu werten.

Achtung: Zustellung per Einschreiben-Rückschein

Diese Zustellvariante ist nicht zu empfehlen. Wenn keine Übergabe möglich ist, dann wird das Kündigungsschreiben bei der Post aufbewahrt, bevor es zu einem späteren Zeitpunkt, den der Arbeitgeber nicht beeinflussen kann, vom Arbeitnehmer abgeholt wird. Schlimmstenfalls erfolgt keine Abholung und das Kündigungsschreiben geht in diesem Fall dem Arbeitnehmer überhaupt nicht zu. 

1. Persönliche Übergabe:Die sicherste Methode zur Kündigungszustellung bleibt die persönliche Übergabe, vorzugsweise in Anwesenheit eines Zeugen. Der Arbeitnehmer bestätigt den Empfang durch seine Unterschrift, was Beweiskraft hat.
2. Zustellung per Gerichtsvollzieher: Bei dieser Variante ist die Kündigung an das Amtsgericht am Wohnort des Arbeitnehmers an die Gerichtsvollzieherverteilerstelle zu schicken mit der Bitte um Zustellung. Der Arbeitgeber erhält dann ein Zustellungsprotokoll mit dem er nachweisen kann, dass eine unterzeichnete Kündigung zugestellt wurde. 
3. Zustellung durch einen Boten: Sollte eine persönliche Übergabe nicht möglich sein, empfiehlt sich die Zustellung durch einen Boten. Dabei sollte ein Mitarbeiter, der den Inhalt des Kündigungsschreibens kennt, dieses kuvertieren und den Umschlag eindeutig kennzeichnen. Der Bote übergibt das Schreiben, füllt ein Zustellprotokoll aus und kann den Einwurf bezeugen. Dies schützt den Arbeitgeber besser vor potenziellen Streitigkeiten über den Inhalt des Briefes.
4. Vorausschauende Zustellung: Besonders bei kritischen Fristen empfiehlt es sich, das Kündigungsschreiben möglichst früh zuzustellen und nicht bis zum letzten Tag zu warten. Die Zustellung sollte, falls per Bote, früh am Morgen erfolgen (bis 8.00 Uhr morgens), um Zweifel an der Kenntnisnahme zu vermeiden.

Obwohl das Einwurfeinschreiben oft verwendet wird, bleibt die rechtliche Beweisführung dabei beschränkt. Arbeitgeber sollten daher alternative Methoden in Erwägung ziehen und den Zustellprozess dokumentieren. Hier einige zentrale Handlungstipps:

• Dokumentation des Zustellprozesses: Halten Sie jeden Schritt des Zustellprozesses fest, etwa durch Fotos des Einwurfs und durch ein Protokoll des Boten.
• Sorgfältige Fristenplanung: Wählen Sie einen Zustellzeitpunkt, der eine rechtzeitige Kenntnisnahme ermöglicht.
• Vermeidung von Zustellung am letzten Tag: Um spätere Streitigkeiten zu vermeiden, sollte die Zustellung nicht erst am letzten Tag erfolgen.

Das Urteil des BAG stärkt den Anscheinsbeweis für die Zustellung einer Kündigung per Einwurfeinschreiben innerhalb üblicher Zustellzeiten. Dennoch bleibt das Einwurfeinschreiben aufgrund der beschränkten Beweisführung über den Briefinhalt ein Risikofaktor. Arbeitgeber sind gut beraten, entweder die persönliche Übergabe oder die Zustellung durch einen Boten vorzuziehen. Beide Methoden bieten eine zuverlässigere Beweisführung und sichern den Zugang des Kündigungsschreibens ab. Ein durchdachter, gut dokumentierter Zustellprozess minimiert das Risiko von Auseinandersetzungen und gibt Arbeitgebern die nötige Sicherheit bei Kündigungen.