Rechtssichere Abmahnung:
Ihre Checkliste für ein einwandfreies Vorgehen

Eine Abmahnung ist ein wichtiges Mittel, um ein Fehlverhalten von Mitarbeitenden zu beanstanden und gleichzeitig weitere arbeitsrechtliche Maßnahmen vorzubereiten. Doch es ist Vorsicht geboten, denn Abmahnungen können angreifbar sein, wenn sie nicht sorgfältig und korrekt umgesetzt werden. Um rechtliche Risiken zu minimieren, finden Sie hier eine praktische Checkliste, die Ihnen hilft, typische Fallstricke zu vermeiden und Ihre Abmahnungen rechtssicher zu gestalten.

Bevor Sie eine Abmahnung aussprechen, prüfen Sie, ob diese überhaupt angebracht ist. Dabei sollten Sie folgende Fragen beantworten:

• Ist das Verhalten steuerbar?
  Sie können nur solches Verhalten abmahnen, das Ihre Mitarbeitenden tatsächlich ändern können. Liegen die Gründe für das Fehlverhalten beispielsweise in einer Krankheit, ist eine Abmahnung nicht zielführend.

• Ist die Abmahnung verhältnismäßig?
  Ein Bagatellverstoß rechtfertigt in der Regel keine Abmahnung. Überlegen Sie, ob ein Kritikgespräch oder eine Ermahnung als Vorstufen zur Abmahnung angemessener wären.

• Haben Sie interne Regelungen beachtet?
  Falls in Betriebsvereinbarungen oder Leitlinien Eskalationsstufen festgelegt sind, wie z. B. ein Kritikgespräch vor einer Abmahnung, müssen Sie diese einhalten.

• Sind Beteiligungsrechte zu beachten?
  Prüfen Sie, ob z. B. die Schwerbehindertenvertretung oder der Betriebsrat informiert werden muss.

Eine gründliche Vorbereitung ist essenziell, um Ihre Position zu stärken. Achten Sie darauf, dass:

• der Vorfall gründlich recherchiert und dokumentiert wurde;
  Notieren Sie Datum, Uhrzeit, Ort und relevante Umstände. Sichern Sie Beweise, falls vorhanden, und dokumentieren Sie mögliche Zeugenaussagen.

• Mitarbeitende angehört wurden (wenn erforderlich).
  Eine Anhörung ist zwar nicht immer rechtlich notwendig, kann aber helfen, Missverständnisse auszuräumen und Ihre Sichtweise zu stützen.

In der Abmahnung müssen Sie den beanstandeten Vorfall so konkret beschreiben, dass Ihr Mitarbeitender genau nachvollziehen kann, was ihm vorgeworfen wird:

• Seien Sie spezifisch:
  Geben Sie genaue Details wie Datum, Uhrzeit und Ort an. Unscharfe Formulierungen oder Fehler bei den Angaben können die Abmahnung angreifbar machen.

• Beschränken Sie sich auf einen Vorfall pro Abmahnung:
  Falls mehrere Pflichtverletzungen vorliegen, erstellen Sie für jeden Vorfall eine separate Abmahnung. So vermeiden Sie, dass ein Fehler die gesamte Abmahnung unwirksam macht.

Machen Sie deutlich, welche arbeitsvertragliche oder gesetzliche Pflicht verletzt wurde. Verweisen Sie dabei auf die Rechtsgrundlage, wie den Arbeitsvertrag, eine Betriebsvereinbarung oder gesetzliche Vorschriften. So schaffen Sie Klarheit und Transparenz.

Eine Abmahnung ist nicht nur ein Rüffel, sondern auch eine Aufforderung zur Besserung. 

Verwenden Sie eindeutige Formulierungen wie:
„Wir fordern Sie auf, künftig Ihre arbeitsvertragliche Pflicht zur [Pflicht benennen] einzuhalten.“

Die Abmahnung erfüllt ihren Zweck nur, wenn Sie unmissverständlich klar machen, welche Folgen ein wiederholtes Fehlverhalten haben wird. Eine klare Formulierung könnte sein:

„Im Wiederholungsfall müssen Sie mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen bis hin zur, gegebenenfalls fristlosen, Kündigung rechnen.“

Unpräzise Aussagen wie „Wir behalten uns Konsequenzen vor“ sind rechtlich nicht ausreichend.

Achten Sie darauf, dass Ihre Abmahnung schriftlich erfolgt, auch wenn dies nicht zwingend vorgeschrieben ist. So schaffen Sie einen eindeutigen Nachweis. Wichtig ist zudem:

• Bezeichnen Sie die Abmahnung als solche.
  Dies ist zwar nicht zwingend, vermeidet aber Missverständnisse. Keinesfalls sollten Sie Abmahnungen nummerieren oder als „letzte Abmahnung“ bezeichnen.

• Stellen Sie sicher, dass die Abmahnung zugestellt wurde.
  Übergeben Sie die Abmahnung persönlich und lassen Sie sich den Empfang schriftlich bestätigen. Alternativ können Sie sie per Post schicken, idealerweise mit Einschreiben.

Lassen Sie zwischen dem Vorfall und der Abmahnung nicht zu viel Zeit verstreichen. Wenn mehrere Wochen oder Monate ins Land gehen, könnte Ihr Mitarbeitender annehmen, dass sein Verhalten toleriert wird. In der Regel sollten Sie innerhalb von wenigen Wochen abmahnen.

Sie sollten auch nicht zu oft wegen gleichartiger Pflichtverstöße abmahnen, ohne finale Konsequenzen zu ziehen. Die Rechtsprechung hat entschieden, dass eine Vielzahl an Abmahnungen zu einem Verlust der Warnfunktion führen und diese nicht mehr als Grundlage für eine Kündigung dienen können.

Stellen Sie sicher, dass der Empfänger die Abmahnung versteht. Bei Mitarbeitenden, die der deutschen Sprache nicht mächtig sind, sollten Sie eine Übersetzung in die jeweilige Muttersprache oder ein Zweisprachiges Schreiben in Betracht ziehen.

Abmahnungen sind ein sensibles Thema. Fehler können dazu führen, dass Ihre Abmahnung im Streitfall unwirksam wird und Sie Ihre Verfahrensposition schwächen. Indem Sie sorgfältig vorgehen und alle rechtlichen Anforderungen erfüllen, schaffen Sie klare Verhältnisse und vermeiden unnötige Risiken. 

Wenn Sie konkrete Fragen zu einer Abmahnung haben oder sicherstellen möchten, dass Ihr Vorgehen rechtlich einwandfrei ist, stehen wir Ihnen gerne zur Seite. Dieser Artikel kann eine individuelle Rechtsberatung nicht ersetzen, er bietet aber eine erste Orientierung, wie Sie Abmahnungen rechtssicher gestalten können.

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