Digitale Gehaltsabrechnung auf der Überholspur

Das BAG entschied, dass der Arbeitgeber berechtigt ist, Gehaltsabrechnungen ausschließlich in digitaler Form zur Verfügung zu stellen, sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Maßgeblich ist, dass die digitale Bereitstellung den Anforderungen der Holschuld und der Textform genügt.

• Holschuld: Nach dem arbeitsrechtlichen Grundsatz der Holschuld liegt es grundsätzlich in der Verantwortung des Arbeitnehmers, sich die Abrechnung abzuholen, sofern der Arbeitgeber sie ordnungsgemäß bereitstellt. Die bloße Bereitstellung in einem geschützten Online-Portal sei daher grundsätzlich zulässig, wenn der Arbeitnehmer darauf zumutbaren Zugriff hat. 
• Textform: Das Gericht stellte klar, dass die Gehaltsabrechnung nicht zwingend in Papierform übermittelt werden muss. Eine digitale Bereitstellung, die den Anforderungen der Textform genügt, reicht aus. Dies setzt voraus, dass die Abrechnung in einer dauerhaften und unveränderlichen Form abrufbar ist, beispielsweise als PDF-Dokument.

Das Urteil des BAG hat weitreichende Implikationen für die Gestaltung von Arbeitsverträgen und betriebliche Abläufe. Arbeitgeber sollten insbesondere folgende Aspekte beachten:

• Vertragliche Regelung: Arbeitgeber sollten in Arbeitsverträgen klar festhalten, dass die Gehaltsabrechnung digital zur Verfügung gestellt wird und in welcher Form der Abruf erfolgt. Eine ausdrückliche Zustimmung des Arbeitnehmers kann sinnvoll sein, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden.
• Technische Zugänglichkeit: Es muss sichergestellt sein, dass die Mitarbeiter jederzeit auf ihre digitalen Abrechnungen zugreifen können. Das bedeutet, dass eine stabile und leicht zugängliche Plattform genutzt werden sollte, auf die der Arbeitnehmer auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses noch für einen angemessenen Zeitraum Zugriff hat.
• Transparenz und Kommunikation: Arbeitgeber sollten frühzeitig über die Umstellung auf digitale Abrechnungen informieren und gegebenenfalls Schulungen oder Hilfestellungen anbieten, um den Mitarbeitern den Zugang zu erleichtern.
• Rechtliche Absicherung: Die Einhaltung der Anforderungen an die Textform und die Bereitstellung im Rahmen der Holschuld sollte dokumentiert werden. Zudem kann es ratsam sein, eine Bestätigung über den Abruf der Abrechnungen durch den Arbeitnehmer einzuholen.

Das Urteil des BAG vom 28. Januar 2025 schafft Klarheit für Arbeitgeber, die Gehaltsabrechnungen digital bereitstellen möchten. Die Entscheidung stärkt die Möglichkeit, Verwaltungsprozesse effizienter zu gestalten, setzt jedoch zugleich klare Anforderungen an die Umsetzung. Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass die digitale Bereitstellung den gesetzlichen Anforderungen entspricht und in ihren Arbeitsverträgen transparente Regelungen getroffen werden. Eine rechtlich einwandfreie Umsetzung trägt dazu bei, mögliche Streitigkeiten zu vermeiden und die Akzeptanz digitaler Prozesse in der Belegschaft zu erhöhen.